کنترل پروژه چیست ؟
فرض را براین بگذاریم که میخواهیم از شرایط فعلی بدن فردی، به طور کامل اطلاع پیدا کنیم.این شخص را تحت مراقبت پزشکی قرار می دهیم تا ببینیم فرد در چه شرایطی به سرمی برد ، با توجه به عکس العمل فرد یک سری گزارشاتی بدست می آید که در روند بهبودی شخص تاثیرگذار بوده .
در این مثال ما بدن انسان رو مورد بررسی لحظه ای قرار دادیم. حال همین کار را اگر ما بر روی پروژه های عمرانی و ساختمانی خود انجام دهیم، اصطلاحا با آن کنترل پروژه گویند.
پس میتوان این نتیجه را گرفت که از سیستم کنترل پروژه گزارشاتی بدست می آید که در روند کارباعث می شود بهترین تصمیمات اتخاذ شود تا پروژه درمسیر و زمانبندی مناسب انجام شود و چرخه حیات آن بصورت بیوسته قابل رویت و قابل کنترل باشد .
برای مثال : در یک پروژه ما دچار تاخیراتی در به پایان رساندن یکی از فاز های اجرایی شده ایم. با سیستم کنترل پروژه ما به راحتی میتوانیم دلیل این تاخیر و خسارت مالی که این تاخیر در به پایان رساندن آن فاز از پروژه بر ما تحمیل شده است را مانیتور و رصد کنیم.
و میتوانیم گزارشات لازم را جهت جبران و یا جلوگیری از پیشآمد دوباره آن تهیه کنیم.در اصل وظیفه واحد کنترل پروژه گزارش لحظه به لحظه از پروژه اعم از مالی وغیر مالی است.
مراحل اجرایی کنترل پروژه :
1-ما برای انجام و تکمیل یک پروژه باید زمان را پیش بینی کنیم . برای در نظر گرفتن مدت زمان پروژه نیازبه ساختن برنامه زمانبندی WBS (ساختار شکست کار)داریم .WBS یا همان ساختار شکست کار به این معنی میباشد که ما به عنوان مثال در یک پروژه ساختمانی تمامی فعالیت های پروژه را به تفکیک در جدولی قرار میدهیم.
2-برای هر کدام از فعالیت های که در WBS تهیه کردیم زمانی را قائل می شویم. به عنوان مثال ما در بحث اجرای فنداسیون یک ساختار سکست کاری به شرح ذیل تهیه نموده ایم
- اجرای مسطح کردن کف گود
- عملیات نقشه برداری جهت میخ گذاری بتن مکر کف فنداسیون
-اجرای بتن مگر کف فنداسیون
-اجرای قالب بندی فنداسیون
-اجرای آرماتور بندی فنداسیون
- اجرای بتن فنداسیون
حال در این مرحله شروع به تخصیص زمان برای هر کدام از این فعالیت ها میکنیم
به عنوان مثال:
- اجرای مسطح کردن کف گود 2 روز
- عملیات نقشه برداری جهت میخ گذاری بتن مکر کف فنداسیون 1 روز
-اجرای بتن مگر کف فنداسیون 2 روز
-اجرای قالب بندی فنداسیون 5 روز
-اجرای آرماتور بندی فنداسیون 10 روز
- اجرای بتن فنداسیون 2 روز
3- با تهیه ساختار شکست کار ما متوجه میشویم که فهالیت هایی وجود دارد که ما میتوانیم آن ها را با هم اجرا کنیم. که به اصطلاح همپوشانی فعالیت ها گفته میشود.
4- به تک تک فعالیت های که انجام می شود یک منبعی تخصیص می دهیم . این منبع می تواند هزینه های جاری ، شخص متخصص ویا مصالح باشد .
حال با تهیه یک برنامه زمانبندی کامل و جامع، نوبت به شروع مرحله های اجرایی پروژه میباشد. زمانی که مرحله اجرا آغاز میشود ممکن است در روند کار تفاوت هایی زمانی بین اجرا و آن چیزی که برنامه ریزی شده است پیش بیاید . این تفاوت ها در روند پروژه میبایست کاملا بررسی و کنترل شود تا پروژه دچار تاخیر و یا پرت منلابع و . . . نشود.
در برنامه زمانبندی که تهیه میکنیم یکسری فعالیت ها به صورت شناور (عملیاتی است که تقدم ویا تاخرانجام آن تاثیری در روند پروژه ندارد) اجرا می شود ویکسری فعالیت به صورت فیکس (عملیاتی که باید اجرا شود در غیراینصورت باعث اختلال در روند زمانی پروژه میشود ) اجرا می شود که در فرایندکنترل پروژه میبایست آن ها را به صورت مداوم مورد بررسی و تحلیل قرار داد.
یکی دیگر از مباحثی که وجود کنترل پروژه بسیار به ما کمک خواهد کرد بودجه بندی میباشد. ما در ابتدای برنامه زمانبندی یک بودجه ای به کل پروژه تخصیص میدهیم و با سیستم کنترل پروژه ما به راحتی میتوانیم متوجه شویم که به چه میزان از مسیر بودجه بندی خود خارج شده ایم.
